Staff-Suite L'outil de suivi des collaborateurs pour l'économie sociale
Enfin ailleurs que dans quatre tableurs et une armoire.
Wiki interne, collaborateurs, suivi collectif, suivi individuel, classeurs, journal, mon espace : sept applications simples, où tout l'historique d'une personne tient sur une seule fiche, consultable en trois secondes. Conçu pour les ASBL, les entreprises d'insertion et les petites structures — par des gens qui y travaillent.
Intuitif dès la première heure : des listes, des colonnes et des fiches. Rien à paramétrer avant de commencer, aucun manuel à lire.
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Ces casse-têtes-là, vous les connaissez
Ils n'ont rien d'exotique. Ils coûtent simplement une demi-journée par semaine à quelqu'un dont ce n'est pas le métier.
« Son dernier entretien, c'était quand déjà ? »
Chaque fiche collaborateur porte l'historique complet : entretiens d'accueil, de fonctionnement, coaching sur le terrain, faits marquants, avec les dates et les objets.
Le tableur qui existe en quatre versions
Une seule base, des accès par groupe, et la fin des documents qui circulent par courriel en se contredisant les uns les autres.
Le bilan social reconstitué en urgence
Heures de formation, participants, opérateurs, lieux : les données sont déjà encodées au fil de l'eau. Il ne reste qu'à les sortir.
Le candidat rappelé deux fois — ou jamais
Candidats, collaborateurs, anciens collaborateurs et personnes en maladie de longue durée : une même liste, des catégories claires, un référent par personne.
Sept applications, un seul dossier par personne
Staff-Suite couvre les deux faces de l'accompagnement de vos équipes : ce qui se joue collectivement — formations, entretiens de groupe — et ce qui se joue individuellement — entretiens, évaluations, profils de fonction, montée en compétences. Le tout adossé à un wiki interne, une liste de collaborateurs unique, un classeur numérique par personne, un journal de bord partagé — et un espace personnel où chaque collaborateur retrouve directement ce qui le concerne.
Application 1 — Wiki
Wiki interne : la mémoire de la structure
Procédures, circulaires, fiches techniques, comptes rendus de réunion, règlement de travail : le wiki interne classe ce que tout le monde cherche et que personne ne retrouve. De quoi préparer un CPPT ou un conseil d'entreprise sans courir après les documents des trois séances précédentes.
Étiquettes, épinglage des documents de référence, visibilité réservée à certains groupes : ce qui doit rester au management y reste. C'est aussi là que vivent les contrats de prestataires.
Application 2 — Collaborateurs
Collaborateurs : une fiche par personne
Candidats, collaborateurs en poste, personnes en maladie de longue durée, anciens collaborateurs : une seule liste, des catégories nettes et un référent identifié pour chacun. Les fiches s'affichent en cartes, regroupées par année d'engagement.
Identité et coordonnées, parcours scolaire, parcours professionnel, recrutement, avantages, suivi des heures — et, en bas de la fiche, l'accès direct à tout ce qui a été fait collectivement et individuellement avec cette personne.
Application 3 — Suivi collectif
Suivi collectif : formations et réunions d'équipe
Formations internes, formations externes, entretiens collectifs : une séance, une date, un intitulé, un formateur, un lieu, un opérateur — et la liste des participants. Le nombre d'heures se calcule tout seul. Les séances se lisent en colonnes, par type, ou dans un calendrier annuel.
De quoi constituer un plan de formation, justifier une subvention ou documenter les réunions d'équipe sans repartir de zéro. Chaque séance remonte automatiquement sur la fiche de chaque participant.
Application 4 — Suivi individuel
Suivi individuel : les entretiens d'un seul coup d'œil
Rendez-vous, entretiens d'accueil et de fonctionnement, coaching sur le terrain : chaque suivi est daté, typé et rattaché à la personne concernée. Le tableau se lit en colonnes — une colonne par nature de suivi : rendez-vous, entretien individuel, coaching sur le terrain — et chaque carte porte la personne, l'objet et la date.
Le registre des faits permet en outre de consigner un incident au moment où il se produit, plutôt que de le reconstituer six mois plus tard face à un travailleur qui ne s'en souvient pas.
Application 4 — Suivi individuel : évaluations et profils
Évaluations et profils de fonction : les compétences, noir sur blanc
Une grille d'évaluation par période, structurée en niveaux — technique, comportement, communication — avec pour chaque compétence une explication et une mesure : acquis, en bonne voie, excellent.
L'entretien d'évaluation cesse d'être un moment de gêne réciproque : les deux parties arrivent avec le même document, et la progression d'une période à l'autre se voit. C'est le cœur de l'accompagnement : rendre visible ce que chacun a appris.
Le profil de fonction fixe, pour un poste, le niveau attendu sur chaque compétence (indispensable, souhaité ou optionnel), sur la même grille : à l'embauche comme à l'entretien, on compare ce qui est attendu à ce qui est constaté, plutôt que de repartir d'une page blanche.
Application 5 — Classeurs
Classeurs : le dossier du personnel, sans l'armoire
Contrats, avenants, déclarations, certificats médicaux, courriers : des documents qui finissent soit sur papier, dans une farde suspendue, soit au fond d'une arborescence de dossiers numériques sans fin — et qu'on ne retrouve jamais le jour où il le faut. Classeurs range ce papier et ce numérique au même endroit : chaque document est rattaché à un collaborateur, classé par catégorie et daté, et se relit directement à l'écran grâce à une visionneuse PDF intégrée.
Un document peut aussi être rendu visible dans l'espace personnel du collaborateur concerné — utile pour un contrat ou une attestation, pas pour un avertissement.
Application 6 — Journal & To do
Journal et To do : le suivi du quotidien, partagé
Pour chaque journée, les points traités ou à suivre par un collègue : une demande, un document reçu, un appel à passer. Chaque point porte une date, un statut (Nouveau, Pour info, En cours, Réglé), et peut être confié à quelqu'un en particulier — qui retrouve tous ses points « à suivre » en un clic, tous services confondus.
À côté du journal, un tableau de tâches : un intitulé, un responsable, une échéance, une priorité, et des sous-tâches à cocher. Les colonnes À faire, En cours et Terminé se mettent à jour par glisser-déposer.
Application 7 — Mon espace
Mon espace : ce qui concerne chaque collaborateur
Un septième espace, réservé à chaque collaborateur : ses propres formations, ses propres entretiens, son suivi des heures et les documents de son classeur qu'on a choisi de lui rendre visibles — rien d'autre. Lecture seule, sans accès aux fiches des collègues.
De quoi répondre en un clic aux questions qui reviennent tout le temps — « c'était quand ma dernière formation ? », « où en est mon dossier ? » — sans solliciter systématiquement le service RH à chaque fois.
Deux façons de l'installer, aucune impasse
Staff-Suite tourne sur Odoo. À vous de choisir où — et vous pouvez changer d'avis plus tard : les données se reprennent d'un côté comme de l'autre.
Chez nous, en open source
Odoo Community, sur notre serveur.
Pour rester maître de vos données, avec la liberté d'installer toutes les autres applications Odoo (facturation, projet, site web, RH...) sans licence supplémentaire. Aucun compteur d'utilisateurs, aucune dépendance à un éditeur — y compris à nous : la base reste standard, exportable et réinstallable ailleurs à tout moment. Nous nous occupons de tout : hébergement, maintenance, mises à jour et sauvegardes régulières.
- Logiciel libre, licence LGPL-3
- Toutes les applications Odoo Community installables librement, sans surcoût
- Vos données vous appartiennent, exportables à tout moment
- Un seul abonnement : hébergement, maintenance et sauvegardes compris
Chez Odoo, en « One App Free »
Hébergé, sauvegardé, mis à jour.
Une seule application — celle-ci — mais un nombre d'utilisateurs illimité, sans surcoût et sans licence à payer. Rien à installer, rien à administrer : c'est le mode dans lequel Staff-Suite a été conçu pour tenir. Ajouter une autre application Odoo (comptabilité, ventes, site web...) fait sortir de ce plan gratuit et impose une licence payante par utilisateur chez Odoo.
- Utilisateurs illimités, sans surcoût
- Sauvegardes et mises à jour incluses
- Accessible partout, rien à installer
- Autre application Odoo installée
= sortie du plan gratuit
L'outil seul ne suffit jamais
Un logiciel livré sans accompagnement finit inutilisé au bout de six semaines. Nous installons, nous reprenons vos données, et nous restons joignables.
Installation et reprise des données
Vos tableurs existants sont importés — collaborateurs, historiques de formation, contacts — et vos documents de référence rejoignent le wiki. Vous ne recommencez pas à zéro.
Adaptation à votre organisation
Catégories, objets d'entretien, grilles de compétences, référents : les listes se règlent à votre vocabulaire, pas l'inverse.
Un tarif abordable, pensé pour l'économie sociale
Nous connaissons vos budgets : ce sont les nôtres. Le prix s'adapte à la taille de la structure et à ce dont vous avez réellement besoin, licence et installation comprises, sur devis.
Formation de vos équipes
Une prise en main courte, sur vos propres données, pour les personnes qui encoderont au quotidien. L'outil est simple : une demi-journée suffit généralement.
Un interlocuteur, pas un ticket
Vous nous appelez, nous connaissons votre installation. Le support n'est pas sous-traité.
Voir Staff-Suite tourner, avec vos cas à vous
Trente minutes en visioconférence, sans engagement : vous nous décrivez votre organisation, nous vous montrons ce que cela donne à l'écran. Vous repartez avec un devis clair, licence et installation comprises.
Construit dans une entreprise d'insertion
Staff-Suite n'est pas un produit de catalogue adapté après coup. Il a été conçu, développé et utilisé au quotidien dans une entreprise d'insertion de plus de 150 travailleurs, et se déploie aujourd'hui dans une entreprise d'insertion namuroise d'une quarantaine de travailleurs. Chaque écran a servi en production avant d'être proposé.
Vous êtes une entreprise d'insertion ?
Nos formations à la gestion d'entreprise sociale peuvent vous ouvrir droit à 17 601 € de subvention complémentaire annuelle en 2026.
Voir les formationsDéjà utilisateur ? Une question ou un souci sur votre installation : ouvrez une demande de support.