Questions fréquentes

Les questions qu'on nous pose avant de se lancer, et nos réponses sans détour. Si la vôtre n'y figure pas, écrivez-nous : nous l'ajouterons.

Les formations

À qui la formation s'adresse-t-elle ?

D'abord aux entreprises d'insertion agréées en Région wallonne, pour leurs travailleurs défavorisés ou gravement défavorisés : c'est ce public que vise le critère de formation du volet « processus participatif ».

Faut-il être une entreprise d'insertion ?

Non. Seule la subvention est réservée aux entreprises d'insertion agréées ; la formation, elle, est ouverte à toute entreprise ou association. Comprendre le modèle financier de son employeur, jouer un rôle éclairé en assemblée générale ou apprivoiser l'intelligence artificielle intéresse bien d'autres travailleurs — et nous adaptons les exemples à votre secteur.

Elle suffit à décrocher les 17 601 € ?

Non, et personne ne devrait vous l'affirmer. Le décret demande de satisfaire à au moins trois des cinq critères. Notre formation en couvre un — souvent le dernier qui manque quand les parts sociales sont accessibles et qu'un travailleur du public cible siège dans les organes de décision. Lors du premier appel, nous regardons ensemble où vous en êtes des cinq.

Les conditions d'agrément et les aides sont décrites sur le portail officiel de la Région wallonne.

Quel est le montant maximum ?

Le volet « processus participatif » — celui que notre formation aide à valider — vaut 17 601 € par an en 2026 : ce sont les 15 000 € inscrits au décret en 2017, indexés depuis. Un second volet rempli en plus porte le total à 35 202 € par an.

Où et quand se déroule-t-elle ?

Dans les locaux de votre entreprise, à la date que vous choisissez, sur le temps de travail de vos travailleurs. Six heures, groupées sur une journée ou étalées sur plusieurs séances selon vos contraintes.

Combien de participants ?

Un groupe de 6 à 12 travailleurs est l'idéal : assez pour que les échanges soient nourris, assez peu pour que chacun ose parler et reparte avec quelque chose. Au-delà, nous préférons constituer plusieurs groupes plutôt que remplir une salle. Rappelons que le décret fixe par ailleurs un plancher : au moins 5 % de vos travailleurs défavorisés ou gravement défavorisés.

Faut-il des prérequis ?

Aucun. Ni diplôme, ni notion de comptabilité. La formation part de ce que les participants connaissent déjà : leur fiche de salaire, leur travail, leur entreprise.

Que recevons-nous pour notre dossier ?

Une attestation de participation, le programme de la formation et la liste de présence : de quoi documenter le critère auprès de l'administration.

L'orientation « intelligence artificielle » demande-t-elle du matériel ?

Un smartphone ou un ordinateur portable par participant, ceux qu'ils utilisent déjà. Les assistants employés pendant la formation sont accessibles gratuitement : aucun abonnement n'est nécessaire, ni pendant, ni après.

Peut-on organiser plusieurs sessions ou plusieurs orientations ?

Oui. Certaines entreprises organisent une orientation par an, d'autres plusieurs groupes la même année. Les trois orientations répondent au critère de la même manière.

Combien cela coûte-t-il ?

Sur devis, en fonction du nombre de participants et de sessions. Nous connaissons les budgets du secteur : le prix s'adapte à la taille de la structure.

Quand faut-il s'y prendre ?

La subvention s'apprécie sur l'année civile : une formation donnée en décembre compte encore pour l'exercice qui s'achève, mais les agendas de fin d'année se remplissent. Écrivez-nous dès que l'intention est prise, nous bloquons une date.

Le logiciel Staff-Suite

Faut-il déjà utiliser Odoo ?

Non. Staff-Suite s'installe sur une base Odoo neuve, que nous montons pour vous. Si vous utilisez déjà Odoo, il vient s'y ajouter sans rien perturber.

Remplace-t-il notre secrétariat social ?

Non, et ce n'est pas son objet. On distingue traditionnellement deux versants des ressources humaines. Le Hard HR — contrats, prestations, salaires, ONSS, déclarations légales — est le domaine de votre secrétariat social et de ses propres outils ; il est réglementé, calculé, et nous n'y touchons pas. Le Soft HR — accueil des nouveaux, entretiens de fonctionnement, évaluations, plan de formation, compétences, mémoire documentaire de la structure — est celui que personne n'outille et qui finit dans des tableurs. C'est exactement la mission de Staff-Suite.

Et notre comptabilité, notre facturation ?

Vous en êtes en principe déjà équipés, et il n'y a aucune raison de tout changer d'un coup. Staff-Suite vit très bien à côté de vos outils existants. Si le besoin s'en fait sentir plus tard, BeCoop peut vous aider à activer d'autres applications Odoo — devis, facturation, projets, comptabilité — pour aller progressivement vers une intégration plus complète, au rythme de vos priorités et de vos moyens.

Où sont hébergées nos données ?

Là où vous le décidez : sur les serveurs d'Odoo, ou sur le vôtre. Dans les deux cas, l'accès est réglé par groupes d'utilisateurs — tout le monde ne voit pas tout — et vous restez responsable de traitement au sens du RGPD.

Peut-on récupérer nos tableurs existants ?

Oui. La reprise des données fait partie de l'installation : collaborateurs, historiques de formation, contacts. Vous ne recommencez pas la saisie.

Quelle différence entre « One App Free » et Odoo Community ?

Ce sont les deux façons de faire tourner Staff-Suite, et le choix se joue surtout sur l'infrastructure.

One App Free, chez Odoo : une seule application, mais un nombre d'utilisateurs illimité sans surcoût, hébergement, sauvegardes et mises à jour compris. Rien à installer, rien à maintenir. C'est le mode dans lequel Staff-Suite a été conçu pour tenir.

Odoo Community, chez vous : intégralement open source et sans limite d'applications, mais il faut un petit serveur, quelqu'un pour l'administrer, et prendre en charge sauvegardes et mises à niveau. Plus libre, moins simple à maintenir.

Combien cela coûte-t-il, au fond ?

Le plus souvent, le seul coût réel est le temps que BeCoop consacre à l'implémentation : analyse, installation, reprise des données, personnalisation, accompagnement. Nous faisons tout pour que le coût de licence soit nul, ou le plus bas possible — c'est précisément l'intérêt de construire sur One App Free ou sur Community.

Que se passe-t-il si nous cessons de travailler avec vous ?

Rien de fâcheux. Le module est publié sous licence libre LGPL-3, vos données sont exportables et l'installation reste la vôtre. Il n'y a aucun verrou technique ni aucune donnée retenue en otage : c'est la raison d'être du choix de l'open source.

Combien de temps avant d'être opérationnel ?

Dans une petite structure — une dizaine d'employés et plusieurs dizaines d'ouvriers —, après l'analyse du dossier, comptez de l'ordre d'une journée pour l'installation et la configuration, puis d'une seconde journée pour la personnalisation, la formation et l'accompagnement. Plus ou moins, selon vos besoins et le volume de données à reprendre. La prise en main, elle, est rapide : ce sont des listes, des colonnes et des fiches.

Peut-on l'adapter à notre organisation ?

C'est même le principe. Les listes se règlent sur votre vocabulaire : catégories de personnel, objets d'entretien, grilles de compétences, référents, lieux et opérateurs de formation. Au-delà, la personnalisation peut aller loin — champs propres à votre métier, étapes de suivi, documents imprimables, automatisations, droits d'accès par fonction — pour coller à la réalité de votre association ou de votre entreprise plutôt que l'inverse. Nous en discutons lors de l'analyse, avant toute installation.

Nous avons un souci sur notre installation, que faire ?

Si plus personne ne peut travailler, décrochez votre téléphone : +32 (0)4 287 00 77. Pour tout le reste — une question d'utilisation, un comportement bizarre, un accès à créer —, passez par la page support : le formulaire nous arrive avec ce qu'il faut pour diagnostiquer, et vous en gardez une trace écrite. Dans les deux cas, c'est la personne qui connaît votre installation qui vous répond.